Inicio Automatización y Agentes de IA

Línea 01 · Para empresas no tecnológicas · Lectura de 90 segundos

Donde hay tres personas digitando lo mismo, hay un sistema que falta.

¿Qué hace exactamente este servicio de automatización con IA? Reemplaza los procesos manuales que hoy resuelves contratando más personal administrativo —facturación de proveedores, digitación entre Excel y el ERP, agendamiento de citas, mesa de ayuda y reportes— por agentes de inteligencia artificial conectados a los sistemas que ya usas, midiendo el resultado en pesos ahorrados al año.

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El problema en la nómina

¿Cuánto le cuesta al año a tu empresa resolver con gente lo que debe hacer una máquina?

¿Cómo se mide la rentabilidad de automatizar un proceso administrativo? Se mide multiplicando el costo total de cada hora-hombre (salario, prestaciones, seguridad social, puesto de trabajo y supervisión) por las horas dedicadas a copiar datos entre pantallas, más el costo directo de las multas, notas crédito y clientes perdidos por errores de digitación.

Escenario típico en Colombia

3 personas

Dedicadas a descargar facturas en PDF, cruzarlas contra órdenes de compra en Excel y digitarlas en el software contable o responder solicitudes repetitivas por WhatsApp.

Costo oculto anual (carga prestacional)

$110M–$160M

Pesos colombianos al año en nómina administrativa directa para tres personas. La misma capacidad, en EE. UU., cuesta USD 75.000–120.000 al año. Sin contar rotación, horas extras ni errores en facturación.

Meta del piloto de 6 semanas

3x a 5x ROI

Liberar entre el 60% y el 80% de esas horas manuales en el primer proceso intervenido para que tu equipo se dedique a vender y atender excepciones, sin contratar una persona más al crecer.

¿Qué procesos manuales reemplazamos sin cambiar tu ERP actual?

Proceso crítico	Hoy (operación manual)	Con agentes de IA + integración	Impacto objetivo
Causación y facturación de proveedores	Auxiliares abriendo correos, descargando PDFs/XML y digitando renglón por renglón en Siigo, Alegra, World Office o SAP.	Agente lee el correo, valida NIT, orden de compra y retenciones, registra en el ERP y solo escala excepciones humanas.	80%–90% menos tiempo de digitación y cero errores de tipeo.
Mesa de ayuda y soporte L1 / L2	Personal respondiendo las mismas consultas de estado de pedido, cartera, pólizas o soporte técnico por WhatsApp y correo.	Agentes autónomos basados en LLM conectados a tu base de datos real que resuelven el caso completo y registran la gestión.	Antecedente real: ~70% de solicitudes L2 resueltas en Deluxe Entertainment.
Agendamiento, confirmación y recaudo	Recepcionistas confirmando citas una por una por WhatsApp, reprogramando cancelaciones en agendas de papel o Excel.	Flujo automático que agenda, cobra anticipos, confirma asistencia 24 horas antes y rellena huecos de inasistencia.	Reducción de inasistencias y liberación del equipo comercial.
Conciliación y reportes gerenciales	Dos o tres días al cierre de cada mes cruzando extractos bancarios, ventas por sede y nómina en hojas de cálculo frágiles.	Extracción automática nocturna desde bancos y sistema contable con tablero diario de caja, margen y alertas.	Cierre diario en minutos en lugar de esperar al día 10 del mes siguiente.

Ejecución en tres etapas

¿Cuánto cuesta automatizar un proceso y cuánto tarda en estar en producción?

¿Cuánto cuesta automatizar la facturación de proveedores, el agendamiento o la mesa de ayuda? Depende de tres cosas: el volumen mensual de transacciones, cuántos sistemas internos debemos conectar y la calidad de los datos de entrada. Por eso nunca cotizamos a ciegas: dividimos el trabajo en tres etapas con entregables y plazos fijos.

Etapa 01 · 2 semanas 100% abonable al piloto

Diagnóstico operativo pagado

Desde USD 1.500 (o equivalente en COP)

Entro dos semanas a observar la operación real de tu equipo, medir tiempos con cronómetro y auditar tus bases de datos y herramientas actuales.

— Inventario de procesos manuales costeado en pesos ahorrables al año.
— Arquitectura técnica del flujo sin cambiar tu ERP ni tu software contable.
— Cotización cerrada y métrica de éxito del piloto firmada por escrito.

Pago 100% anticipado vía Bancolombia/Bre-B (CO) o Stripe/Mercury (US).

Etapa 02 · 6 semanas Puesta en producción

Piloto de 6 semanas en vivo

Precio fijo según ROI (se descuenta el diagnóstico)

Tomamos el proceso #1 en retorno financiero y lo automatizamos de punta a punta con agentes de IA, validaciones de negocio y conexión directa a tus sistemas.

— Construcción e integración con tus bases de datos, correo, WhatsApp y ERP.
— Pruebas en paralelo con tu equipo real y manejo seguro de excepciones.
— Tablero en vivo que muestra horas liberadas y ahorro acumulado en pesos.

Esquema: anticipo al iniciar (30%–40% o pago único con descuento) y saldo contra entrega en producción.

Etapa 03 · Mensual Escalamiento continuo

Operación y expansión

Retainer mensual anticipado menor que una fracción del ahorro

Monitoreamos los agentes en producción, ajustamos reglas ante cambios de proveedores o normativas y sumamos nuevos procesos cada trimestre.

— Supervisión de consumo de IA e infraestructura para evitar sobrecostos.
— Soporte directo ante cambios en APIs de terceros o formatos de documentos.
— Entrenamiento continuo a tu personal para operar sobre excepciones.

Cobro mensual anticipado. Sin amarres forzosos de permanencia anual.

Alcance transparente

¿Qué incluye exactamente la intervención y qué no vendemos?

¿Cuál es la diferencia entre este servicio y contratar una agencia de marketing o un vendedor de chatbots? No vendemos humo ni licencias sueltas para que tu equipo adivine cómo usarlas: entregamos ingeniería en producción respaldada por más de 15 años diseñando bases de datos y plataformas críticas.

Sí incluye

✓ Auditoría de tiempos y costos reales en tu operación.
✓ Diseño e implementación de agentes LLM con reglas de negocio estrictas.
✓ Conexión vía API o base de datos con tu ERP, CRM, correo y WhatsApp.
✓ Controles de acceso, trazabilidad de auditoría y protección de datos sensibles.
✓ Capacitación práctica a los líderes de proceso y entrega de documentación.

No hacemos

✕ No vendemos chatbots básicos que dejan al cliente atrapado en un menú.
✕ No obligamos a cambiar el ERP o software contable que ya te funciona.
✕ No damos charlas motivacionales de IA sin construir el sistema.
✕ No aceptamos pagos a 60 o 90 días: operamos con agilidad y cuentas claras.

Garantía de operador

Si el diagnóstico no demuestra un ahorro anual mínimo de 3x la inversión, no hacemos el piloto.

¿Cómo protegemos tu inversión desde la primera etapa? Al terminar las 2 semanas del diagnóstico tendrás en tus manos el cálculo exacto en pesos de cuánto pierdes hoy y cuánto ahorrarás al año.

Si decides avanzar al piloto de 6 semanas, el 100% de lo pagado en el diagnóstico se abona al valor del piloto. Y el saldo final del piloto solo se libera cuando el flujo está corriendo en producción cumpliendo el criterio técnico acordado por escrito.

Contratación formal con Obregon Consulting SAS (NIT 901.208.866-4) en Colombia o Obregon Consulting Ltd Co en EE. UU.

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Preguntas frecuentes sobre automatización con IA

Lo que pregunta un gerente antes de autorizar el diagnóstico

¿Qué necesitas saber sobre costos, integración con tu software actual, plazos y garantías antes de empezar? Cada respuesta resume las condiciones reales de trabajo.

¿Cuánto cuesta automatizar procesos con IA y cómo se estructura el pago?

Empezamos siempre con un diagnóstico pagado de 2 semanas desde USD 1.500 (o su equivalente en pesos colombianos) que entrega el mapa de ahorro anual y cuyo valor se abona al piloto. El piloto de 6 semanas se cotiza con precio cerrado según el ahorro proyectado, pagando anticipo al iniciar.

¿Necesito cambiar mi software contable, ERP o CRM actual para automatizar?

No. La regla del piloto de 6 semanas es conectarnos a las herramientas que tu equipo ya domina —Siigo, Alegra, World Office, SAP, hojas de cálculo, correo o WhatsApp— mediante APIs, lectura inteligente de documentos y agentes de IA, evitando migraciones traumáticas que frenan la operación.

¿Qué garantía tengo de que el piloto de 6 semanas realmente ahorre dinero?

Antes de escribir código definimos por escrito la métrica exacta de éxito: horas-hombre liberadas, tiempo de respuesta o costo por transacción. Si en el diagnóstico no identificamos un ahorro anual mínimo equivalente a 3 veces la inversión, te entrego el informe completo y te recomiendo no ejecutar el piloto.

¿En cuánto tiempo se ve funcionando el primer proceso automatizado?

El diagnóstico dura exactamente 2 semanas y el piloto entra en producción en 6 semanas. En 8 semanas totales pasas de tener personal digitando documentos manualmente a contar con un flujo auditado en producción, con métricas reales de tiempo ahorrado y errores eliminados desde el primer mes.

¿Qué diferencia esto de contratar un chatbot genérico de WhatsApp?

Un chatbot básico solo responde preguntas pregrabadas y frustra al cliente cuando el caso requiere criterio. Nosotros desplegamos agentes basados en LLM conectados a tus bases de datos y reglas de negocio reales —la misma arquitectura con la que automaticé cerca del 70% de tickets nivel 2 en Deluxe—.

¿Quieres ver cómo se aplicó esta arquitectura en empresas reales?

Revisa el caso de Deluxe Entertainment (~70% de soporte L2 automatizado con agentes LLM) y FinSocial (~10x de mejora en base de datos).

Ver casos de éxito →